Digitaal identificeren en ondertekenen voor accountants

Een accountantskantoor doet twee dingen die hier samenkomen: vaststellen wie de cliënt is, en stukken tekenen die later moeten standhouden. Voor allebei zijn er digitale routes, met elk hun eigen regels.

Cliëntenonderzoek: de Wwft, en vanaf juli 2027 de AMLR

Een externe registeraccountant of accountant-administratieconsulent die zelfstandig werkt, is onder de Wwft een instelling (art. 1a lid 4 onder b). Dat betekent cliëntenonderzoek: de cliënt identificeren en diens identiteit verifiëren, en de uiteindelijk belanghebbende vaststellen (art. 3 Wwft).

Vanaf 10 juli 2027 geldt de Europese anti-witwasverordening, de AMLR. Ook daarin zijn accountants en belastingadviseurs meldingsplichtige entiteiten (art. 3 lid 3 onder a). De AMLR staat identificatie op afstand toe met een elektronisch identificatiemiddel op eIDAS-niveau substantieel of hoog, en relevante gekwalificeerde vertrouwensdiensten (art. 22 lid 6). Meer in AMLR vanaf 10 juli 2027.

Tekenen met je titel

Met een beroepscertificaat staat je titel in de handtekening, bijvoorbeeld RA of AA. Zo'n certificaat is gekwalificeerd en komt van een QTSP; de handtekening heeft dan dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening (art. 25 lid 2 eIDAS).

Niet elk document vraagt daarom. Voor een opdrachtbevestiging of een interne goedkeuring kan een gewone of geavanceerde handtekening dezelfde rechtsgevolgen hebben, zolang de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel (art. 3:15a BW). Het verschil staat in SES, AES of QES.

Waar je op let

• Identificatie en handtekening bij één partij of twee. Een QTSP die ook identificeert, levert beide. Een KYC-platform levert identificatie en vaak screening op sancties, maar geen gekwalificeerde handtekening.
• Het niveau van de identificatie. Voor de AMLR telt eIDAS-niveau substantieel of hoog. Bij elke aanbieder staat welk niveau hij opgeeft, en of wij dat hebben kunnen controleren.
• iDIN. Gebruik je iDIN voor cliëntenonderzoek, houd dan rekening met het einde van die dienst eind 2027. Lees iDIN stopt.